L'archivio della ricerca e dell'istruzione
Club Magazine è dedicato alla promozione di un'espressione sessuale sana, coerente e variegata attraverso i suoi articoli, immagini, storie e eventi pubblici. Oltre alla pubblicazione mensile di nuovi materiali, il Club gestisce anche un archivio di precedenti edizioni e materiali che costituiscono una risorsa per ricercatori, storici e insegnanti che studiano i media per adulti. Questo archivio mantiene il significato storico e culturale della rivista. Il processo di creazione e manutenzione di questo archivio include un attento controllo, organizzazione e manutenzione per garantirne la precisione e la rilevanza per le generazioni future.
La creazione di un archivio inizia selezionando i materiali appropriati.
Ad esempio, il Club sceglie articoli, fotografie, illustrazioni, lettere e pubblicità da diverse pubblicazioni nel corso della sua storia. Questi materiali vengono scansionati o fotografati e digitalizzati per creare copie digitali che possono essere facilmente salvate e accessibili. Una volta selezionati, i materiali sono organizzati attentamente in categorie quali data di rilascio, autore, artista, oggetto e molto altro ancora. Questi elementi vengono poi aggiunti ai metadati per aiutare i ricercatori a trovarli facilmente in seguito.
Infine, i materiali vengono inseriti nei contenitori di stoccaggio per proteggerli dai danni e preservare l'integrità.
Il passo successivo nel processo di archiviazione è organizzare i materiali in base alla loro categoria e archiviarli correttamente.
Ad esempio, i documenti fisici possono essere memorizzati in cartelle, cassette e cassette, mentre i file digitali possono essere memorizzati su dischi rigidi o cloud. È importante fissare tutte le aree di storage in modo che tutto rimanga organizzato e accessibile.
È inoltre necessario eseguire backup regolari di tutti i file digitali per evitare la perdita di dati a causa di guasti di sistema o altri incidenti. Ciò garantisce che i ricercatori avranno sempre accesso a informazioni precise su Club Magazine, anche se succede qualcosa ai dispositivi di storage di origine.
L'archiviazione richiede anche la visualizzazione e l'aggiornamento periodici. Al momento del lancio dei nuovi numeri di Club Magazine, è necessario aggiungere questi materiali all'archivio per mantenerli aggiornati. Allo stesso modo, i vecchi materiali potrebbero dover essere rimossi dall'archivio se non riflettono più la missione o i valori del registro corrente.
Infine, tutte le modifiche apportate alla tecnologia o agli standard di salvataggio devono essere prese in considerazione durante l'archiviazione.
Curare, organizzare e mantenere un archivio completo, Club Magazine aiuta a preservare la sua importanza culturale per le generazioni future. L'archivio è una risorsa preziosa per i ricercatori che vogliono studiare l'evoluzione dei media per gli adulti, gli storici che cercano di capire come la società ha considerato la sessualità nel corso della storia e gli insegnanti che insegnano agli studenti un'espressione sessuale sana. Senza questa guida, molto di ciò che Club Magazine ha realizzato sarebbe stato perduto per sempre.